Требования к архивным помещениям ГОСТ

Требования к помещению архива | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Ведение архива организации — обязанность любого юридического лица. Ценная информация должна сохраняться.

Требования к помещению архива, способам организации делопроизводства регламентируются на законодательном уровне.

Знание и соблюдение этих требований обеспечивает безопасность компании и во многом облегчает работу с официальными документами.

Из этой статьи вы узнаете:

• как выбрать помещение для архива?
• каковы правила организации хранения архивных документов?
• как создать удобную навигацию по архиву?

Как выбрать помещение для архива

Создание архива — это комплекс мероприятий, цель которых — организовать хранение официальных документов, структурировать содержащуюся в них информацию, упростить их поиск и повторное использование, соблюдая при этом требования законодательства. Даже сравнительно небольшая организация обладает собственной документальной базой. Чтобы создать собственный архив компании необходимо:

• выбрать и оборудовать помещение;
• обеспечить его техническое оснащение;
• создать нормативные условия хранения документации;
• организовать архивные документы;
• разработать локальные нормативные акты, регламентирующие хранение.

Первый вопрос, с которым сталкивается организация, планирующая создание собственного архивного хранилища, — это выбор помещения.

Требования к помещениям архива организации определены «Основными правилами работы архивов организаций».

Это нормативно-методический документ, одобренный решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Вместимость архивного помещения

Для того чтобы выбрать оптимальное по размеру помещение, в первую очередь, необходимо рассчитать емкость архива.

При этом важно учитывать объемы имеющейся в компании документации и темпы документооборота. Размер помещения должен позволять рационально разместить как имеющуюся, так и новую документацию.

Таким образом, первое требование к помещению — его оптимальная вместимость.

Для определения оптимальных размеров помещения архива можно использовать номенклатуру дел компании.

В ней содержится перечень документов, подлежащих обязательному архивному хранению.

«Правилами работы архивов» предъявляют строгие требования к их основным помещениям. В их число входят:

• хранилище (изолированное помещение);
• помещение для приема документации и ее первичной обработки;
• помещение для работы (учетно-информационный отдел, читальный зал);
• рабочие кабинеты персонала;

Отдельные помещения могут быть многофункциональны при условии, что участки отделяются перегородками.

Требования к безопасности архивного помещения

В помещении, отведенном под хранилище, должны быть созданы оптимальные условия, обеспечивающие сохранность документации. Официальное делопроизводство, как правило, использует бумажные носители, следовательно, основное требование к помещению архива — его защищенность от пожара.

Требования пожарной безопасности регламентируются действующими нормативными актами. Согласно «Правилам работы архивов», в хранилищах запрещено применять огнеопасные нагревательные приборы.

Существуют определенные требования к электропроводке: она должна быть скрытой. Рекомендуется использовать герметичные розетки, применять резиновую изоляцию.

Хранилище необходимо оснастить средствами пожаротушения.

Вторая задача по обеспечению сохранности бумажной документации — ее защита от влаги. Хранилище должно располагаться вдали от систем водоснабжения и канализации. Кроме того, необходим постоянный контроль уровня влажности. Архивное помещение должно хорошо проветриваться.

Если в помещении нет окон, необходимо создать принудительную вентиляцию, которая обеспечивает 2–3-кратную циркуляцию воздуха в час. Одним из главных требований к зданиям и помещениям архива является поддержание нормативной температуры (17-19 °С) и влажности (50-55%).

Для защиты хранилища от нежелательных вторжений, его можно обеспечить охранной сигнализацией.

На окна устанавливают металлические решетки, а двери защищают металлической облицовкой.

Кроме того, важно предусмотреть возможность экстренной эвакуации хранилища на случай форс-мажорных обстоятельств.

Скачайте документы по теме:

Организация хранения архивных документов

Задача любого архива — обеспечить сохранность документальной базы и предоставить сотрудникам компании возможность быстрого поиска.

В целях систематизации документы, исходя из их содержания, объединяют в дела.

Основные категории дел прописывают в номенклатуре с указанием рекомендованного срока хранения.

Среди категорий официальной документации можно выделить конфиденциальные дела или дела, связанные с коммерческой тайной. Требования к помещению архива, предназначенного для их хранения, включают соблюдение особого режима безопасности. 

Архивное хранение, как правило, осуществляется в несколько этапов.

Цикл жизни документа может включать его хранение в структурном подразделении, направление в общий архив компании до истечения срока хранения, передачу на государственное хранение или уничтожение в соответствии с требованиями законодательства.

Правила хранения электронных документов

Электронные документы можно выделить в отдельную категорию официальной документации. Для них сохраняются те же требования к помещениям архивов, что и для бумажных документов, однако, добавляется ряд новых условий.

• Архив должен быть оснащен необходимыми программно-аппаратными средствами, позволяющими не только хранить и воспроизводить электронную документацию, но и своевременно ее перезаписывать. Это связано с появлением новых форматов данных и недолговечным сроком жизни физических носителей.  
• Доступ к электронному архиву должен быть строго регламентирован.  
• С помощью современных программно-технических средств необходимо обеспечить режим хранения, не допускающих утрату, непреднамеренное уничтожение или искажение данных.  
• При создании электронного архива необходимо следовать требованиям действующих ГОСТов: 28388-89 «Система обработки информации. Документы на магнитных носителях» и 50-524-84 «Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях».

Навигация по архиву

Для более эффективного поиска информации в архиве используются справочники и базы данных, в которых представлена вторичная информация о документальном массиве.

Оптимальным способом поиска и навигации по архиву являются архивные каталоги.

Весь массив официальной документации группируется по предметам, отраслям и темам, а затем располагается в соответствии с требованиями выбранной классификации.

К наиболее распространенным видам каталогов архива относятся:

• тематический (по темам);
• систематический (по отраслям деятельности или знаний);
• хронологический (по времени создания);
• именной (по авторам);
• по личному составу данные о трудовой деятельности и заработной плате);

Существуют и другие виды архивных справочников: описи, указатели, обзоры. Предпочтительный способ навигации выбирается с учетом таких факторов как состав и содержание документации, подлежащей архивному хранению, требованиями поиска, интенсивностью использования единиц архива.

Организация хранения архивных документов требует решения множества задач. Одна из первоочередных — выбор помещения. При этом недостаточно просто выбрать место и перевезти туда документацию.

Соблюдение существующих требований к помещениям архива компании, способам его организации, методам обработки документов поможет избежать многих проблем. Порядок в документах — залог безопасности компании.

Именно поэтому при формировании архива и выборе помещения для него важно учитывать требования законодательства.

Положение об архиве

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210872-qqq-17-m4-trebovaniya-k-pomeshcheniyu-arhiva

Требования к архивным помещениям ГОСТ — Пожарная безопасность

Ведение архива организации — обязанность любого юридического лица. Ценная информация должна сохраняться.

Требования к помещению архива, способам организации делопроизводства регламентируются на законодательном уровне.

Знание и соблюдение этих требований обеспечивает безопасность компании и во многом облегчает работу с официальными документами.

Из этой статьи вы узнаете:

• как выбрать помещение для архива?
• каковы правила организации хранения архивных документов?
• как создать удобную навигацию по архиву?

Требования пожарной безопасности к архивным помещениям

На сегодняшний день в Российской Федерации насчитывается более десятка учреждений, где хранится множество архивной документации. Все эти здания включены в систему Росархива.

Проблематика предотвращения возможных возгораний в архивных помещениях считается весьма актуальной.

Естественно, существует организованная методика обеспечения пожарной безопасности в зданиях, где хранятся ценные документы.

Основные требования к помещениям

Сотрудники архивов обязательно должны уметь пользоваться пожарным краном и огнетушителем на случай возникновения возгорания.

Табличка с номером, по которому можно дозвониться в пожарную охрану, а также фамилией и инициалами ответственного сотрудника должна размещаться на видном месте.

Каждый сотрудник обязан следовать всем инструкциям по обеспечению пожарной безопасности во время эксплуатации архивных помещений.

Архивные помещения отмечаются, как Ф5.2. по классификации функциональной пожарной опасности. Допуск сотрудников архива к выполнению своих обязанностей возможен только после проведения вводного и первичного инструктажа по пожарной безопасности.

К зданиям архива всегда должен обеспечиваться открытый проезд для пожарных машин.

Обязательным считается исправное состояние каждого пожарного гидранта на территории, приближенной к помещению.

В зимний период средства пожаротушения, расположенные на улице, должны всегда быть очищенными ото льда и снега.

Правила хранения документов

Если методика хранения архивных документов не предусматривает использование стеллажей, вместо которых бумаги помещаются в специальные контейнеры, правила установки в помещении требуют размещения штабелями. Поперечные проемы, ширина которых должна составлять не менее восьмидесяти сантиметров, должны быть оборудованы через каждые шесть метров.

Перед дверными проемами помещений, в которых хранятся архивные документы, должны быть предусмотрены свободные проходы шириной, равной дверям и не менее одного метра. Стеллажи или контейнеры для хранения архивной документации должны быть собраны из металлических деталей.

Рекомендованные действия сотрудников во время возгорания

При невозможности предотвратить дальнейшее распространение пламени в архивном помещении нужно эвакуироваться, действуя в соответствии с инструкцией.

По возможности необходимо поспособствовать тушению пламени имеющимися средствами.

При использовании внутреннего противопожарного водопровода нужно выполнить следующую последовательность действий:

• все электрооборудование отключается от источников питания;
• один человек срывает пломбу, чтобы получить доступ в шкаф, а второй разматывает пожарный рукав;
• после этого сотрудник, находящийся возле шкафа, откручивает вентиль и активирует кнопку насоса, повышающего напор воды, а второй – занимается ликвидацией очага пламени.

Первый человек, обнаруживший возгорание или его первые признаки, обязан вызвать сотрудников службы пожарной охраны, позвонив по номеру 01 или 112, и сообщить диспетчеру свою фамилию, а также указать адрес объекта и место возгорания.

Обстановка в архивных помещениях

Стеллажи должны быть расположены на минимальном расстоянии:

• 1 м от насадков и наросителей;
• 0,5 м от лампочек;
• 0,6 м от пожарных извещателей.

В архиве не допускается эксплуатация электронагревательных приспособлений, а также дежурного освещения.

После завершения работы в здании, где находится архив, сотрудники, ответственные за соблюдение противопожарного режима или работник, покидающий помещение последним, обязан:

• провести визуальную оценку пожарного состояния архивного помещения;
• закрыть каждое окно;
• отключить освещение и все электрооборудование;
• покинуть архивную комнату и закрыть за собой дверь.

Архивные помещения обязательно должны быть укомплектованы системами автоматической пожарной, а также охранной сигнализации, исключительно сертифицированными первичными устройствами пожаротушения, автоматическими системами, соответствующими нормам пожарной безопасности 110-03.

Всегда необходимо следить за чистотой помещения, мусор нужно выносить ежедневно или по мере того, как скоро он накапливается.

Если общее освещение будет отключено, во время эвакуации сотрудники архива должны ориентироваться по объемным самосветящимся изображениям, указывающим пути возможной эвакуации.

В архивных помещениях недопустимо:

• оставлять без контроля работу электроприборов;
• перегораживать пути эвакуации, проходы к огнетушителям и различным средствам пожаротушения техникой или другими предметами;
• выполнять огнеопасные работы без специального допуска;
• курить.

Проведение анализа рисков

Росархив совместно с другими государственными органами анализирует возможные угрозы рисков и факторов, способствующих повышению вероятности возникновения пожаров. Проведение проверок показало, что уровень пожарной опасности в архивных помещениях слишком высокий из-за недостаточной защищенности.

Значительный вклад в дело обеспечения достаточно высокой пожарной безопасности федеральной собственности, являющейся одним из самых ценных сегментов культурного наследия нашей родины, внесло выполнение целевой программы по повышению качества методов защиты от возгорания государственных архивов, проводимой с 2007 по 2009 года.

Сегодня выполняется огромный объем работ по анализу качества установок пожаротушения в государственных учреждениях и соответствию их специальным нормам обеспечения безопасности муниципальных и федеральных архивов. По ходу выполнения этих работ было выявлено несоответствие некоторых систем современным нормам, а новые модули газового пожаротушения пришлось переосвидетельствовать в кратчайшие сроки.

Монтаж современных систем требует существенных финансовых вложений, поэтому продолжительность службы модулей газового пожаротушения должна приравниваться к 10 годам, до следующего планового переосвидетельствования.

По прошествии этого срока не должно возникать трудностей с наличием подобных модулей на рынке. При выборе также нужно учитывать возможность комбинирования разнообразных систем пожаротушения.

Как повысить сохранность документов? Комплексный характер данной проблематики является достаточно серьезным условием для повышения профессиональной подготовки сотрудников, ответственных за обеспечение сохранности архивной документации. Хорошим подспорьем каждому в этом деле будет проведение занятий по комплексу специальных методических материалов.

Повышение безопасности эксплуатации и хранения всей имеющейся архивной документации всегда будет требовать особого внимания и немалых усилий ответственных должностных лиц.

Кроме того, понадобится дополнительное проведение научных исследований, ознакомление с зарубежным и отечественным опытом, а также выполнение различных экспериментальных работ в достаточно широких масштабах.

Основные требования к системам пожаротушения

Каждое устройство пожарной сигнализации обязательно должно вовремя, на первых стадиях, выявлять очаг возгорания, обеспечивать возможность быстрой эвакуации граждан, находящихся в это время в архивном помещении.

При этом ни одна система не должна представлять собой никакой опасности для архивов и людей.

Самыми распространенными дефектами в работе систем пожаротушения считаются неисправности электропроводки, воспламенение различных устройств, пренебрежение правилами безопасности во время выполнения огневых и ремонтных работ.

На первых этапах подобные возгорания развиваются небольшими темпами и сопровождаются выделением большого количества дыма.

Из всех используемых средств пожаротушения максимальное предпочтение всегда будет отдаваться устройствам, обеспечивающим наиболее безопасное воздействие на документацию, хранящуюся в помещении.

Для защиты архивов от повреждений при снижении пожарной опасности не подходят средства на водной, порошковой основе.

оценок: 2, 1,00
Загрузка…

Источник: https://ProtivPozhara.com/bezopasnost/na-obektah/trebovanija-pozharnoj-bezopasnosti-k-arhivam

Условия хранения архивных документов. Рекомендации ВНИИДАД

Далеко не каждый руководитель имеет представление об условиях хранения документов в архиве. Вместе с тем соблюдение элементарных требований к хранению документов способно значительно увеличить срок службы корпоративной документации.

На основе многолетнего изучения практического опыта и проведенных экспериментальных исследований учеными Московского государственного историко–архивного института и Всероссийского научно исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) были разработан перечень общих условий хранения архивных документов на разных носителях:

1. Архив юридического лица должен иметь отдельное помещение в офисе юридического лица.
2. Архивное помещение должно отвечать необходимым минимальным требованиям:
   • изолированность;
   • пожарная безопасность;
   • возможность быстрой эвакуации документов из архива в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств;
   • соблюдение требований температурно-влажностного и светового режима.

Зачастую частные фирмы не готовы к выполнению даже минимального набора требований, поскольку считают это невыполнимым в рамках небольшой компании. Однако на деле обеспечить надлежащие условия хранения документов оказывается несложно, если руководствоваться здравым смыслом.

Например, ни в коем случае нельзя располагать архивохранилище в сыром теплом подвале, где проходят магистральные трубопроводы или канализация, несмотря на то что по метражу это помещение вроде бы, по мнению руководителя хозяйственного отдела, подходило бы для размещения архива. Сырость и излишнее тепло являются одними из самых главных факторов, крайне негативно влияющих на физическую сохранность документного носителя информации на любом (бумажном, пленочном, дискетном) носителях.

Температура архивохранилищ:

• для документов на бумажной основе не должна превышать 19 градусов, влажность воздуха – 50%;
• для документов на пленочных носителях (черно-белых) температура не должна превышать 15 градусов, влажность – 40%;
• для цветных документов – 5 градусов, влажность – 40%;
• для документов на магнитных носителях нужно обеспечить температуру 15 градусов, влажность – не более 40% .

Нельзя размещать архивохранилище выше второго этажа по соображениям пожарной безопасности.

В последнее время при строительстве многоэтажных офисов крупных фирм зачастую предусматривается так называемый технический этаж для размещения структурных подразделений обслуживания офиса.

Как правило, он располагается на последнем этаже здания. В большинстве случаев там же находится и место для архива. Это решение абсолютно неверно. Во-первых, с точки зрения противопожарной безопасности, эвакуация документов архива с верхних этажей здания невозможна.

Во-вторых, перекрытия стандартного офисного здания по своей мощности не рассчитаны на монтаж на верхних этажах достаточно тяжелых металлических архивных стеллажей с архивными коробами.

Несоблюдение такого простого условия хранения документов в архиве, как невысокая этажность способно привести к технической аварии со всеми вытекающими последствиями.

Архивное помещение должно быть подключено к системам охранной и пожарной сигнализации. На окнах архивохранилища (от подвального до второго этажей) устанавливаются металлические решетки.

Дверь архивохранилища должна быть укреплена с внешней стороны металлическим листом и оборудована замком.

Ключ должен находиться только в распоряжении должностных лиц, уполномоченных приказом руководства юридического лица.

Хранение электронных документов в архиве

Непростым вопросом является обеспечение условий хранения электронных документов, образовавшихся в деятельности юридического лица.

Реальность такова, что эти документы в ряде юридических лиц становятся основными в документообороте.

Несмотря на то что электронные документы до сих пор не имеют статуса официальных, их информационная значимость несомненна.

Место хранения электронных документов определяется руководителем организации, который решает вопрос о том, должны ли они храниться в архиве или в специализированном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т.д.).

Обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются:

1. Наличие в архиве или другом месте хранения программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи в новые форматы, передачи информации по каналам связи. (Если принять во внимание, что с начала массового внедрения в работу персональных компьютеров (1991 г.) сменилось уже пять поколений, то проблема совмещения программного обеспечения для архивных носителей является очень актуальной.) Не следует забывать, что и физический срок сохранности дискеты, как показывают последние исследования ВНИИДАД, непродолжителен (без перезаписи до 10 лет).
2. Обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей и обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических и правовых норм ее защиты).
3. Обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.
4. Технические параметры режимов хранения электронных документов, которые определяются следующими государственными стандартами:
   • ГОСТ 28388-89. Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения;
   • ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов автоматизированной системы управления. Система технической документации на АСУ. Учет, хранение и обращение;
   • РД 50-524- 84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях;
   • ГОСТ 2 501-88. ЕСКД. Правила учета и хранения.

Размещение документов в архиве

При планировании будущей расстановки документов и дел в архивохранилище следует провести анализ и выделить основные категории дел, подлежащих архивному хранению.

Источник: https://stz-irk.com/trebovaniya-k-arhivnym-pomescheniyam-gost/